Jak poprawić wydajność pracy w firmie?

Współczesna firma, która posiada szefa skutecznie mobilizującego swój zespół do pracy to połowa sukcesu. Druga połowa to zapobieganie problemom, odpowiednia identyfikacja tych, które już się pojawiły oraz poprawienie wydajności i jakości pracy. Poniżej przedstawiamy metody, które pomogą:

• poprawić jakość obsługi klienta

• poprawić relacje pomiędzy pracownikami

• skutecznie przeciwdziałać wypaleniu zawodowemu

• pobudzić ambicje pracowników

• wykreować pozytywny wizerunek pracodawcy

• wyeliminować słabe ogniwa

Szkolenia i kursy

Dobry pracownik to zadowolony pracownik. Dbając o pracowników decydujemy się na różne techniki, często wybierając przydatne kursy czy szkolenia. Najpopularniejsze z nich prowadzone są w zakresie:

• komunikacji

• radzenia sobie se stresem

• asertywności

• kreatywności

• zarządzania czasem i dobrej organizacji pracy

• tworzenia pozytywnych relacji interpersonalnych w grupie

• zarządzania zespołem

• szkoleń BHP

• kursów ratownictwa przedmedycznego

• kursów samoobrony

• kursów językowych

• zmiany przepisów branżowych

Mystery Shopping- kontrola niezapowiedziana

Tak zwany Tajemniczy Klient bez żadnej zapowiedzi i bardzo dyskretnie zbada poziom obsługi i zadowolenia klienta korzystającego z usług naszej firmy, wczuwając się w rolę zwykłego klienta. Jest to jedna z najlepszych metod badania poziomu obsługi klientów. Mystery Shopping ocenia pracownika na podstawie jego wydajności pracy, sprawdza jakość oferowanych usług i podejście do klienta. Na podstawie tych badań Mystery Shopping sporządza raport, w którym ocenia funkcjonowanie firmy i efektywność pracy personelu, a następnie przedstawia swoje sprawozdanie pracodawcy. Celem tego badania jest pokazanie realnej sytuacji panującej w firmie na podstawie zbieranych jednostkowych obserwacji. Dzięki temu, że kontrola jest niezapowiedziana, pracownicy nie mają motywacji do zachowania innego niż zwykle i znacznie podnosi to jakość badania. Jest to metoda stosowana najczęściej wszędzie tam, gdzie występuje osobisty kontakt z konsumentem: handel detaliczny, branża finansowa, hotelarska, turystyczna, telefoniczna, gastronomiczna czy komunikacyjno – motoryzacyjna.

Badane są m.in.:

• wygląd placówki – cechy fizyczne i techniczne np. czystość, funkcjonalność

• prezentowane produkty – ekspozycja i dostępność, w tym rabaty i promocje

• ceny w sklepie – ich poziom, widoczność i zgodność z towarem

• obsługa klienta – zgodnie z obowiązującymi standardami i procedurami

• mechanizmy budowania lojalności

• procedury reklamacji i zwrotów

• dodatkowe cechy personelu: uprzejmość, zaangażowanie, wiedza o oferowanych produktach

Audyt pracowniczy – kontrola zapowiedziana

Audyt pracowniczy to rodzaj doradztwa dla firm, które polega na kompleksowej analizie stanu spraw pracowniczych w danej firmie. Jest narzędziem, które pozwoli każdemu pracodawcy na weryfikację funkcjonujących w firmie praktyk w zakresie spraw pracowniczych. W wyniku audytu pracodawca dostaje obszerny raport zawierający opis przeprowadzonego badania, analizowanych elementów i praktyk. Takie sprawozdanie pozwala na wskazanie ewentualnych niedociągnięć i rekomendacji w zakresie modyfikacji i ulepszeń. Audyt daje możliwość kompleksowego i obiektywnego spojrzenia przez specjalistę jako osobę z zewnątrz na sprawy pracownicze. Weryfikowane są elementy takie jak:

• motywacja i wydajność pracowników

• kompetencje i obowiązki pracownicze na danym stanowisku

• umiejętności np. znajomość języków obcych

• sprawy kadrowo – płacowe

• sprawy formalne – obowiązywanie i stosowanie aktualnego prawa i przepisów

• struktura organizacyjna firmy

• procedury stosowane przez pracodawców w zakresie doboru pracowników i formalnych podstaw zatrudnienia

• wywiązywanie się pracodawcy z obowiązków wynikających z Kodeksu Pracy i wewnątrzzakładowych przepisów

Coaching

Coaching polega na indywidualnym podejściu do każdego pracownika. Jest to pomoc i kierowanie rozwojem jego umiejętności i kompetencji. Coaching ma na celu poprawienie relacji trenowanej indywidualnie osoby z innymi współpracownikami. Prowadzone w ramach coachingu działania wpływają na kreowanie dobrego wizerunku pracodawcy, pobudzenie ambicji

zawodowych pracowników i poprawienie wyników pracy całego zespołu. Często w ramach Employer Building stosuje się programy lojalnościowe, pobudzające do pracy i angażowania emocjonalnego pracowników w sprawy firmy. Podstawowym elementem coachingu jest partnerska relacja i zaufanie między trenerem, a jego uczniem-pracownikiem, a zasadniczą funkcją osiągnięcie wyznaczonych celów.

Rodzaje coachingu:

• personalny – Personal Coaching – pomoc w budowaniu sfery psychologicznej człowieka

• zawodowy – Career Coaching – pomoc w realizacji kariery zawodowej

• biznesowy – Bussines Coaching – pomoc w funkcjonowaniu biznesie

• organizacyjny – Corporate Coaching – pomoc w funkcjonowaniu i rozwoju przedsiębiorstwa

• grupowy – Group Coaching - pomoc grupie pracowników w określonej kwestii

• życia – Life Coaching – pomoc w podniesieniu jakości życia pracownika lub konkretnej sfery

• osiągnięć pracownika – robiony przez przełożonego dla podwładnego, ocena pracownika

• strategiczny – VIP Coaching – pomoc pracownikom najważniejszym w danej organizacji

Imprezy integracyjne = Team Building

Połowa sukcesu biznesowego, to posiadanie zgranego zespołu pracowników. I właśnie aby takowych posiadać, pracodawcy decydują się na organizowanie imprez integracyjnych. Sprawny i zgrany zespół szanujących się ludzi to duży plus na obecnym rynku, który pozwala niejednej firmie się rozwijać. Firmy organizujące tego typu imprezy prześcigają się w scenariuszach. I tak mamy do wyboru: tajną misję, indiańskie miasteczko czy wyspę skarbów. Małym i średnim przedsiębiorstwom polecane są pikniki, sporty ekstremalne i szkolenia. Cele Team Buildingu:

• budowanie pozytywnego wewnętrznego wizerunku firmy i pracodawcy

• doprowadzenie do skutecznej komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstwa

• budowanie więzi międzyludzkich i dobrej atmosfery w firmie

• nagradzanie wyróżniających się pracowników

• budowanie ducha rywalizacji w zespole

• dostarczanie każdemu pracownikowi dobrej zabawy i rozrywki

Sposoby motywowania pracowników:

• Motywacja finansowa – motywacja pieniężna oraz inne rodzaje motywacji materialnej w postaci dodatkowych świadczeń. Nagroda pieniężna ma charakter uznaniowy, indywidualny i jest świadczeniem nieobowiązkowym. O jej przyznaniu i wysokości decyduje pracodawca.

  (na podstawie wyroku Sądu Najwyższego z 8 czerwca1977r. Sygn. Akt I PR 175/76). Jednocześnie pracodawca musi uważać, aby nie naruszyć zasad równego traktowania pracowników i niedyskryminowania. Rodzaje motywacji finansowej:

  - podwyżka – stała zmiana wynagrodzenia

  - premia – zmienny składnik wynagrodzenia

  - dodatki do pensji – zmienne składniki wynagrodzenia

  - bonusy - np. wycieczki

• Motywacja pozafinansowa – motywacja nieprzeliczalna na pieniądze, tzw. „uścisk dłoni prezesa”.

  - awans

  - uznanie i aprobata

  - przyjazna atmosfera w pracy

  - informacja zwrotna o postępach w pracy

  - konstruktywna krytyka

  - angażowanie pracowników w funkcjonowanie firmy – spotkania wewnętrzne, na których omawiane będą zadania, cele, technologie i plan pracy

  - zagwarantowanie stabilności zatrudnienia

O podwyżkę lub awans pracownik może starać się w podobnych okolicznościach. Nad taką nagrodą można się zastanowić w momencie, kiedy pracownik bardzo dobrze i wydajnie pracuje, posiada dużo cenionych pomysłów, sprawnie organizuje czas swojej pracy i wszystkie zadania wykonuje bez zarzutu w wyznaczonym terminie.

Pamiętaj, że inwestycja w ludzi zawsze się zwraca, a szkolenia stały się dziś formą doceniania ludzi i motorem motywującym ich do pracy. Szefowie nawet małych i średnich przedsiębiorstw doceniają efekty szkoleń, choćby miały to być jedynie szkolenia tzw. pierwszej potrzeby – związane ze zmieniającymi się branżowymi przepisami.

Najbardziej pożądane cechy pracownika:

• dojrzałość

• spójność wewnętrzna

• odpowiedzialność

• lojalność

• otwartość na zmiany

• duża elastyczność

• kompetentność

• odpowiedzialność

• wysoka kultura osobista

• umiejętność pracy w zespole i pod presją czasu

Najbardziej pożądane cechy pracodawcy:

• wyrozumiałość

• etyczność

• asertywność

• opanowanie

• gospodarność

• szczerość

• odpowiedzialność

• zdolności przywódcze – umiejętność kierowania zespołem

• zaangażowanie

• wysoka kultura osobista

Najbardziej pożądane cechy oferowanego stanowiska:

• atrakcyjne wynagrodzenie

• stabilne zatrudnienie

• możliwość awansu i rozwoju zawodowego

• poczucie stabilności i bezpieczeństwa

• bogaty pakiet socjalny

• elastyczny system szkoleń

• możliwość rozwoju osobistego